Najłatwiejszy sposób pracy ze swoją bazą kontaktów to korzystanie z tylko jednej, stałej listy kontaktów.
W tym artykule dowiesz się:
Jak najlepiej pracować z listami kontaktów
1. Dlaczego warto mieć tylko jedną listę kontaktów?
Powodów jest kilka, ale najważniejsze z nich to:
Przejrzyste zarządzanie bazą w jednej liście kontaktów
Łatwa aktualizacja kontaktów
Praca z segmentami – podział bazy kontaktów
Tworzenie automatyzacji
Integracja dla slepów online
Przejrzyste zarządzanie bazą w jednej liście kontaktów
Usunięte kontakty pozostaną usunięte – aplikacja nie zezwoli na ponowne importowanie kontaktów usuniętych, jako aktywnych na listę odbiorców. Do takich kontaktów nie będą już wysyłane kolejne mailingi.
Nie dojdzie do importowania wielokrotnie tych samych kontaktów, ponieważ aplikacja monitoruje duplikaty.
❗ Informacja o wypisaniu się z newslettera zawsze odnosi się do konkretnej listy kontaktów, na którą dana kampania została wysłana. Jeśli więc odbiorca wypisze się z tej kampanii, zostanie automatycznie oznaczony jako wypisany właśnie na tej liście.
Jednak ponowne zaimportowanie tego samego kontaktu do innej listy spowoduje jego ponowne aktywowanie – a więc ponownie zacznie otrzymywać Twoje wiadomości, mimo że wcześniej zrezygnował z subskrypcji newsletterów wysyłanych z Twojej domeny. Takie działanie należy koniecznie respektować z punktu widzenia przepisów RODO (GDPR). W przeciwnym razie rośnie ryzyko, że Twoje wiadomości zostaną oznaczone jako spam.
Łatwa aktualizacja kontaktów
Jeśli chcesz rozszerzyć swoją listę o nowo pozyskane kontakty, wystarczy po prostu zaimportować je do istniejącej listy.
Jeżeli natomiast chcesz wykluczyć niektóre kontakty i nie wysyłać im już żadnych kolejnych wiadomości, możesz je wypisać z listy.
Z kolei istniejące już kontakty możesz w dowolnym momencie uzupełnić o dodatkowe informacje, które chcesz mieć w swojej bazie – na przykład imię, miasto czy dane w polach własnych. Wystarczy przygotować plik z kontaktami zawierający te nowe dane i ponownie go zaimportować do listy, zaznaczając w trakcie importu opcję „Aktualizuj dane kontaktów”.
Praca z segmentami – dzielenie swojej bazy
W ramach jednej listy możesz łatwo sortować i grupować kontakty na podstawie różnych cech i zachowań. Do tego właśnie służy funkcja segmentacji.
Segmentów nie można tworzyć pomiędzy różnymi listami, ponieważ mogłoby to prowadzić do błędnych wyników i utrudniać utrzymanie porządku w strukturze segmentów.
Na przykład możesz w prosty sposób utworzyć segment w oparciu o zachowania w poprzednich kampaniach – otwarcia, brak otwarć, kliknięcia lub brak kliknięć. Jeśli jednak wysyłasz kampanię do kilku list jednocześnie, nie będziesz w stanie stworzyć segmentu obejmującego wszystkie te listy w sposób jednolity.
Segmentację możesz również opierać na polach własnych i preferencjach kontaktów, które są unikalne dla każdej listy. Oznacza to, że jeśli te same kontakty znajdują się zarówno w liście A, jak i w liście B, i mają wypełnione dodatkowe pole (np. pytanie o preferencje) tylko w liście A, to segmentowanie na podstawie tej informacji będzie możliwe wyłącznie w ramach listy A.
Tworzenie automatyzacji
Podczas tworzenia automatyzacji zawsze wybierasz jedną, konkretną listę kontaktów, dla której dany scenariusz zostanie uruchomiony po spełnieniu określonego warunku (triggera).
Jeśli chcesz uruchomić tę samą automatyzację dla kilku list kontaktów, musisz zduplikować automatyzację i w każdej kopii wybrać inną, powiązaną listę.
Integracja dla sklepów online
Podczas zbierania kontaktów z zamówień w sklepie online, optymalnym będzie użycie tylko jednej listy kontaktów. W przypadku większości platform e-shopowych nie ma możliwości połączenia z więcej niż jedną listą kontaktów w Ecomail. Nie dotyczy to jednak kontaktów gromadzonych przez API.
2. Dlaczego nie warto tworzyć nowej listy dla każdej kampanii?
Listy kontaktów w Ecomailu działają jako niezależne od siebie jednostki.
Jeśli usuniesz pierwotną listę kontaktów i utworzysz nową, tylko po to, by wysłać kolejną kampanię, w praktyce utracisz całą historię aktywności kontaktów – w tym ich status subskrypcji (czyli informację o tym, czy dany kontakt jest aktywny, wypisany lub odbity).
Gdy następnie ponownie zaimportujesz te same kontakty jako aktywne, może się łatwo zdarzyć, że kampania zostanie wysłana również do osób, które wcześniej wypisały się z Twojego newslettera. To z kolei zwiększa ryzyko, że Twoje wiadomości zostaną oznaczone jako spam, co może poważnie zaszkodzić reputacji Twojej domeny wysyłkowej.
3. Co zrobić, jeśli masz już kilka list kontaktów?
Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie list kontaktów a następnie – w razie potrzeby – podział w ramach jednej listy za pomocą segmentów.
Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie chcesz łączyć list, zalecamy przynajmniej w ustawieniach każdej listy aktywować opcję „ze wszystkich list kontaktów”:
Oznacza to, że jeśli kontakt znajduje się np. na dwóch różnych listach, wypisanie go z kampanii wysłanej do pierwszej listy spowoduje automatyczne wypisanie również z listy drugiej.
⚠️ Uwaga: nadal obowiązuje zasada, że jeśli kontakt później zostanie ponownie zaimportowany do nowej listy jako aktywny, będzie ponownie zapisany do wysyłki newslettera w tej liście.
4. W jakich przypadkach warto korzystać z więcej niż jednej listy?
Więcej niż jedna lista kontaktów przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy pracujesz z całkowicie oddzielnymi bazami danych, na przykład:
różne wersje językowe strony internetowej
komunikacja wewnętrzna vs. komunikacja z klientami
sprzedaż detaliczna vs. hurtowa
oddzielne, niezależne projekty (działające na osobnych domenach)
Jeżeli wysyłasz newslettery w kilku wersjach językowych, najlepiej utworzyć osobną listę kontaktów dla każdego języka. Kontakty zazwyczaj znajdują się tylko na jednej z tych list, a wysyłane newslettery różnią się treścią i językiem.
W każdej liście możesz:
w sekcji „Formularze” utworzyć i przetłumaczyć formularz do zbierania kontaktów
w sekcji „Ustawienia listy” aktywować potwierdzający e-mail double opt-in z treścią w danym języku
w sekcji „Ustawienia listy” → „Teksty formularza anulowania subskrypcji” przetłumaczyć systemowe komunikaty formularza wypisania
5. Kiedy warto założyć kilka osobnych kont w Ecomailu?
Dla każdego nowego projektu lub działalności, w przypadku której aktywna jest integracja (lub planujesz ją w przyszłości), zalecamy utworzenie osobnego konta, co pozwala na:
łatwiejszą orientację w importowanych danych
poprawne działanie integracji z danym sklepem internetowym lub platformą
❓
Jeśli masz pytania, napisz do nas na [email protected]