Poczta e-mail to nie tylko idealny sposób na nawiązanie relacji ze swoimi kontaktami lub klientami w ramach swej strategii marketingowej, lecz również na budowanie relacji ze swoimi kontaktami i zwiększanie świadomości swojej marki bądź planowanych działań. Jest to forma dobrowolnej, oczekiwanej i bezpośredniej komunikacji, w ramach której możesz również dawać swoim kontaktom wybór, jak często lub o jakiej treści pragną otrzymywać od Ciebie e-maile.

Wszystko, co musisz wiedzieć na temat mailingu masowego znaleźć można w niniejszym artykule.

Treść artykułu:

Prawnik Petra Stupková z portalu Legitas.cz podsumowuje najistotniejsze dla Ciebie rzeczy:

Komunikacja handlowa jest to każda forma komunikacji, w tym reklamy i zachęta do odwiedzenia witryny internetowej, mająca na celu bezpośrednią lub pośrednią promocję towarów bądź usług lub wizerunku działalności osoby będącej przedsiębiorcą.

Wiadomość biznesowa obejmuje firmowe kartki świąteczne bądź z okazji różnych świąt, ponieważ promujemy nasz wizerunek, kiedy je wysyłamy. Wiadomości zawierające życzenia urodzinowe lub wiadomości pozowane na wysłane przez "znajomych" zawierające linki do e-sklepów, bannery lub przedstawiające firmę również stanowią wiadomości biznesowe.

Możemy tutaj również uwzględnić wiadomości zawierające różne recenzje użytkowników lub oceny zakupu (bądź prośby o recenzje lub oceny). Powód jest taki, że wiadomości te również mają na celu bezpośrednią lub pośrednią promocję wizerunku działalności.

⚠️ Uwaga! Wiadomością handlową jest jednak również wiadomość, w której prosimy osobę o zgodę na wysyłanie komunikacji handlowych, ponieważ już promujemy usługi i produkty, i w związku z tym ma ona na celu promocję naszego biznesu.

Zasady formy komunikacji handlowej oraz jej rozpowszechniania ustalane są zgodnie z Dyrektywą Egzekwowania Prawa Ochrony Danych. Prosimy pamiętać, że każdy kraj może mieć inny zbiór praw. Ogólne przepisy są jednak takie same, a naszym celem jest upewnić się, czy wolno korzystać z marketingu e-mailowego zgodnie z nimi.

Wiadomości promujące np. wydarzenia charytatywne, działalność fundacji czy też partie polityczne nie są uznawane za komunikację handlową. Ogólnie mówiąc, są to wiadomości, które nie promują działalności firm. Fundacje, partie polityczne i inne podobne podmioty nie są uznawane za firmy.

Jeśli jednak wiadomości te również promują działalność biznesową, czy to jako działalność pomocnicza, czy też promując inny podmiot będący firmą, taka wiadomość już byłaby wiadomością biznesową. Zasady opisane w niniejszym artykule wówczas miałyby zastosowanie również do nich. Jeśli jednak celem tych wiadomości jest jedynie poinformować o ich działalności niebiznesowej lub poinformować jej członków, nie są one komunikacją handlową.

Kolejnym wyjątkiem są wiadomości natury technicznej, które ogłaszają np. nową wersję zasad i warunków, wstrzymanie świadczenia usługi bądź zmianę godzin otwarcia. Jeśli wysyłamy takie wiadomości swoim klientom, łącznie z tymi, którzy zrezygnowali z otrzymywania komunikacji handlowych, nie stanowią one komunikacji handlowej.

Jeśli jednak wyślemy je do osób, które nie są klientami i nie wyraziły zgody na otrzymywanie komunikacji handlowych, wiadomość uznana by została za komunikację handlową użytą do pośredniej promocji towarów, usług i wizerunku firmy. Nawet w przypadku takich informacji należałoby wówczas spełniać wymogi określone w dalszej części tego artykułu.

Aby wysyłać komunikację handlową kontaktom, należy spełnić jedną z dwóch opcji:

Obydwa przypadki należy wziąć pod uwagę i prawidłowo opisać w swojej Polityce Prywatności.

Nie ma znaczenia, czy zwracamy się do konsumentów, czy do kontaktów biznesowych. Zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne są chronione prawem. Dodatkowo nawet e-mail firmowy może stanowić dane osobowe, jeśli tego typu informacja może zaprowadzić do konkretnej osoby.

Subskrybent (nieważne, czy jest naszym klientem, czy też subskrybował) musi zostać poinformowany na temat komunikacji marketingowej, łącznie z czasem, przez jaki uznajemy go za aktywnego i w związku z tym będziemy przetwarzać jego dane na potrzeby komunikacji marketingowej.

⚠️ Uwaga, również niedozwolone jest korzystanie z danych kontaktowych dostępnych za darmo online!

➡️ Krótko mówiąc – wszelkie bazy kontaktów, które zostały pozyskane w głównym celu innym, niż wysyłanie komunikacji handlowej bezpośrednio przez nas nie mogą być wykorzystywane do mailingów.

Jeśli jednak postanowisz wysyłać mailingi zbiorczo kontaktom, którym wysyłanie ich jest zabronione przez prawo, a) importując takiego typu kontakty do aplikacji i tak naruszasz Zasady i Warunki Ecomail i ryzykujesz zablokowaniem konta -> a tym samym brakiem możliwości wysyłania dalszych kampanii bądź korzystania z naszej aplikacji w inny sposób, a jednocześnie nie przysługuje Ci już zwrot zapłaconych już środków. W przypadku złożenia zgłoszenia ryzykujesz też dalsze dochodzenie oraz wysokie grzywny.

Zgromadziliśmy już kontakty, którym możemy przesyłać komunikację handlową na podstawie uzasadnionego zainteresowania lub zgody. Co dalej?

Przede wszystkim, musimy dostosować naszą politykę przetwarzania danych. Polityka powinna określać okres przechowywania danych osobowych i, w stosownych przypadkach, informacje na temat przeglądu przechowywanych danych. Należy również określić zakres przetwarzania (np. imię, nazwisko, e-mail i numer telefonu klienta), cel przetwarzania (np. marketing, realizacja zamówień), powód przetwarzania (uzasadnione zainteresowanie lub zgoda, patrz powyżej) oraz konkretne podmioty przetwarzające (np. osoby z dostępem do danych w bazie - przykładowo Ecomail).

Co do czasu trwania przetwarzania danych osobowych, zgodnie z RODO nie może on być dłuższy, niż jest to konieczne.

Przykład: sprzedajemy zabawki w swoim e-sklepie i planujemy wysyłać newslettery przez 10 lat. W takim przypadku byłby to nieuzasadniony okres przechowywania danych, nie tylko z prawnego punktu widzenia, lecz również z punktu widzenia znaczenia komunikacji handlowej dla odbiorców. Przykładowo, baza danych będzie aktualna tylko wtedy, kiedy wysyłamy komunikację handlową wyłącznie do klientów, którzy dokonali u nas zakupu w ciągu ostatnich dwóch lat.

Można również zostać ukaranym grzywną za wysyłanie komunikacji handlowej, która nie jest jasno i wyraźnie oznaczona jako komunikacja handlowa, ukrywa tożsamość nadawcy bądź nie zawiera linka do zakończenia komunikacji.

Przed zaimportowaniem kontaktów zalecamy przeczytać Kodeks Użytkowania Ecomail. Dla wydajnego i prostego zarządzania kontaktami zalecamy pracę z pojedynczą listą kontaktów w aplikacji. I nie zapomnij, że musisz zweryfikować domenę nadawcy przed pierwszą dystrybucją, aby zapewnić dobrą dostarczalność.

Jeśli pragniesz gromadzić nowe kontakty na swojej witrynie lub e-sklepie, z którymi możesz się skontaktować drogą mailingu, możesz użyć prostego utworzenia formularza gromadzącego – uważaj jednak, formularz musi oznajmiać, że stanowi rejestrację mailingową i musi również zawierać link do Polityki Prywatności.

Jeśli używasz formularzy Ecomail do gromadzenia nowych odbiorców, masz również:

Jeśli potrzebujesz rady na temat tworzenia kampanii e-mail, udostępniamy Ci nasze wskazówki tworzenia kampanii oraz newslettery, a także rekomendacje antyspamowe, aby pomóc Ci unikać filtrów spamu od klientów e-mail.

Możesz również dodać informacje w e-mailu (zwykle w stopce) o tym, w jaki sposób uzyskałeś adres e-mail odbiorcy, bądź też powód i częstotliwość Twojego kontaktu.

Aplikacja powinna również Ci pomóc w zarządzaniu swoimi kontaktami. Ecomail automatycznie sortuje kontakty (na podstawie zachowania w kampanii) na:

Profil kontaktowy również jest dostępny w Ecomail. Klikając adres e-mail wybranego kontaktu możesz ujrzeć wszystkie informacje przechowywane w aplikacji dla tego kontaktu. Obejmuje to informacje na temat źródła (np. w jaki sposób pozyskano kontakt) oraz czas rejestracji kontaktu (lub anulowania subskrypcji).

Jak należy postępować, aby mieć pewność, że dane naszych kontaktów w bazie nie są nieaktualne lub przechowywane nielegalnie, oraz jak długo możemy przetwarzać kontakty?

Czas przetwarzania dla każdego kontaktu zależy od segmentu towarów przez nas sprzedawanych. Możemy przechowywać kontakt, który od nas zakupił samochód jako aktywny w naszej bazie przez różny okres czasu, gdyż można się od niego spodziewać ponownego zakupu po dłuższym okresie czasu.

Przez krótszy okres czasu należy jednak przetwarzać dane kontaktów, które zakupiły od nas przykładowo t-shirt. To dlatego, że dla szybko rotujących towarów można założyć, że kupią je u nas dużo szybciej.

W tym przypadku najdłuższy czas przetwarzania dla kontaktu powinien wynosić 2 do 4 lat, nie więcej. Ten czas przetrzymywania kontaktów w swojej aktywnej bazie obliczamy od ostatniego czasu, kiedy otwarli nasz e-mail. Powinniśmy być w stanie mieć oko na długość czasu "trzymania" kontaktów w swej aktywnej bazie, oraz przestrzegać własną Politykę Przetwarzania Danych. Ecomail może Ci w tym pomóc. Jak to zatem zrobić?

1) Pracuj z segmentami

Jeśli od dłuższego czasu nie aktualizowałeś swojej bazy danych, a czas, przez który masz prawo trzymać kontakty w bazie już minął - utwórz segment tak zwanych martwych dusz, które postarasz się reaktywować ostatnią kampanią (np. wyjątkową zniżką). Jeśli nawet wówczas kontakty nie wykażą żadnej istotnej aktywności (kliknięcia, otwarcia, zakupy) ➡️ anuluj ich subskrypcje.

2) Ustaw automatyczne reaktywacje

Możesz tutaj naśladować kroki opisane w punkcie 1, jedyna różnica jest taka, że cały proces będzie zautomatyzowany. Skonfigurujesz automatyczne reaktywacje, niektóre kontakty zostaną reaktywowane dzięki automatyzacji, a te pozostałe – ich subskrypcja e-maili zostanie automatycznie anulowana.