Mailing nie tylko stanowi idealny sposób na nawiązanie relacji z Twoimi kontaktami lub klientami w ramach strategii marketingowej, ale także pozwala budować relację i zwiększać świadomość marki. To forma dobrowolnej, oczekiwanej i bezpośredniej komunikacji, w której możesz dać swoim kontaktom możliwość wyboru, jak często i z jaką treścią chcą otrzymywać Twoje e-maile.

Wszystko, co musisz wiedzieć o masowej wysyłce i RODO, znajdziesz w tym artykule.

Treść artykułu:

Prawniczka Petra Stupková z Legitas.cz przedstawia najważniejsze kwestie:

Komunikacja handlowa to każda forma komunikacji, w tym reklama i zachęta do odwiedzania stron internetowych, mająca na celu bezpośrednie lub pośrednie promowanie towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorstwa osoby będącej przedsiębiorcą.

Między wiadomości biznesowe wchodzą też kartki świąteczne lub różne inne życzenia np. w święta, ponieważ ich wysyłka promuje wizerunek firmy. Do komunikacji handlowej zaliczają się także wiadomości zawierające życzenia urodzinowe lub wiadomości traktujące, że są wysyłane od „znajomych”, a zawierające linki do stron e-sklepów, banery lub przedstawienie firmy.

Należy także uwzględnić wiadomości zawierające różne recenzje użytkowników lub oceny zakupu (lub prośby o recenzje lub feedback). Powodem jest to, że te wiadomości również mają na celu bezpośrednie lub pośrednie promowanie wizerunku firmy.

⚠️ Uwaga! Wiadomością handlową jest także wiadomość, w której prosisz o zgodę na wysyłanie komunikacji handlowej, ponieważ już promujesz usługi i towary, a tym samym promujesz swoją firmę.

Zasady dotyczące formy komunikacji handlowej i jej rozpowszechniania są zgodne z dyrektywą o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że każde państwo może mieć inny zestaw przepisów. Niemniej jednak ogólne zasady są takie same, a naszym celem jest umożliwienie korzystania z e-mail marketingu w ich ramach.

Wiadomości promujące np. działalność charytatywną, fundacyjną lub działalność partii politycznych nie są uznawane za komunikację handlową. Generalnie są to wiadomości, które nie promują działalności przedsiębiorstw. Fundacje, partie polityczne i inne podobne podmioty nie są uważane za przedsiębiorstwa.

Jednak jeśli te wiadomości również promują działalność gospodarczą, niezależnie od tego, czy są to działalności pomocnicze, czy promują inne podmioty będące przedsiębiorstwami, taka wiadomość już stanowi komunikację handlową. W takim przypadku zasady opisane w tym artykule będą miały zastosowanie. Jednakże, jeśli celem tych wiadomości jest jedynie informowanie o działalności niebiznesowej lub informowanie ich członków, nie chodzi o komunikację handlową.

Kolejnym wyjątkiem są wiadomości o charakterze technicznym, które informują np. o zmianach w regulaminie, przerwach w świadczeniu usług lub zmianie godzin otwarcia. Jeśli wysyłasz takie wiadomości do swoich klientów, w tym tych, którzy zrezygnowali z otrzymywania komunikacji handlowej, nie są to komunikacje handlowe.

Jednak jeśli wysyłasz je do osób, które nie są klientami i nie wyraziły zgody na otrzymywanie komunikacji handlowej, wiadomość będzie uznawana za komunikację handlową służącą pośredniemu promowaniu towarów, usług i wizerunku firmy. Nawet dla tych wiadomości musisz spełnić wymagania określone w dalszej części tego artykułu.

Aby wysyłać komunikaty handlowe do kontaktów, trzeba spełnić jedną z dwóch opcji:

Jeśli już oferujesz szeroki asortyment towarów i usług, klient może spodziewać się otrzymywania ofert dotyczących całego asortymentu, a zgoda nie jest wymagana. Jednakże, jeśli planujesz rozszerzyć swoją ofertę o zupełnie inne produkty lub usługi, które chcesz promować, będziesz musiał uzyskać zgodę odbiorców na otrzymywanie komunikacji handlowej.

Oba przypadki muszą być uwzględnione i prawidłowo opisane w Polityce Prywatności.

Nie ma znaczenia, czy adresujesz swoje wiadomości do konsumentów, czy kontaktów biznesowych. Ochronie podlegają zarówno osoby fizyczne, jak i prawne. Ponadto nawet e-mail firmowy może być uznany za dane osobowe, jeśli prowadzi do konkretnej osoby.

Subskrybent (niezależnie od tego, czy jest Twoim klientem, czy subskrybentem) musi być poinformowany o komunikacji marketingowej, w tym o czasie, przez jaki uważasz go za aktywnego i w związku z tym będziesz przetwarzać jego dane w celach marketingowych.

⚠️ Uwaga, nie można również bez zgody używać danych kontaktowych, które są dostępne online!

➡️ W skrócie - jakiekolwiek bazy danych kontaktów, które zostały pozyskane w innym celu niż wysyłanie komunikacji handlowej i bezpośrednio przez Ciebie, nie mogą być wykorzystywane do mailingu.

Jeśli zdecydujesz się wysłać masowy mailing do kontaktów, którym nie jest to dozwolone przez prawo, importując takie kontakty do aplikacji, już naruszasz Regulamin serwisu Ecomail i ryzykujesz blokadę swojego konta (a wraz z nim niemożność wysyłania kolejnych kampanii lub korzystania z naszej aplikacji) a jednocześnie tracisz prawo do zwrotu już wpłaconych środków.
W przypadku zgłoszenia ryzykujesz także dalsze śledztwo i wysokie grzywny.

Masz kontakty, do których możesz wysyłać komunikaty handlowe na podstawie uzasadnionego interesu lub zgody. Co teraz?

Przede wszystkim trzeba dopracować swoją politykę przetwarzania danych. Polityka powinna określać okres przechowywania danych osobowych oraz, jeśli ma to zastosowanie, informacje o przeglądzie przechowywanych danych.
Powinna również określać zakres przetwarzania (np. imię, nazwisko, e-mail i numer telefonu klienta), cel przetwarzania (np. marketing, przetwarzanie zamówień), powód przetwarzania (uzasadniony interes lub zgoda, patrz wyżej) oraz konkretnych przetwarzających (czyli osoby czy strony, które mają dostęp do danych z bazy - na przykład Ecomail).

Jeśli chodzi o czas przetwarzania danych osobowych, zgodnie z RODO nie może być on dłuższy niż to konieczne.

Przykładowo: sprzedajesz zabawki w swoim e-sklepie i planujesz wysyłać newslettery przez 10 lat. W tym przypadku byłby to nierozsądny okres przechowywania danych, nie tylko z punktu widzenia prawa, ale także z punktu istotności komunikacji handlowej dla odbiorców. Na przykład, baza danych będzie aktualna tylko wtedy, gdy będziesz wysyłać komunikaty handlowe tylko do klientów, którzy dokonali zakupu w ciągu ostatnich dwóch lat.

Możesz także zostać ukarany grzywną za wysyłanie komunikacji handlowej, która nie jest jasno i wyraźnie oznaczona jako komunikacja handlowa, ukrywa tożsamość nadawcy lub nie zawiera linku do rezygnacji z subskrypcji.

Przed importowaniem kontaktów zalecamy zapoznanie się z Kodeksem Użytkowania Ecomail. Dla efektywnego i prostego zarządzania kontaktami zalecamy pracę z jedną listą kontaktów w aplikacji. Nie zapomnij także o konieczności zweryfikowania domeny wysyłającej przed pierwszą dystrybucją, aby zapewnić dobrą dostarczalność.

Jeśli chcesz zbierać nowe kontakty na swojej stronie internetowej lub w e-sklepie, do których możesz dotrzeć za pomocą mailingu, możesz skorzystać z prostego formularza do zbierania kontaktów - ale uważaj, formularz musi jasno wskazywać, że jest to zapis na newsletter i musi również zawierać link do Polityki Prywatności.

Jeśli używasz formularzy Ecomail do zbierania nowych odbiorców, masz również w ustawieniach listy kontaktów (sekcja ustawień rejestracji) możliwość aktywacji podwójnej zgody (double opt-in), który umożliwia weryfikację zarejestrowanych adresów e-mail za pomocą e-maila potwierdzającego (czyli każdy, kto wpisze swój adres e-mail, musi go jeszcze potwierdzić w e-mailu, który przyjdzie do jego skrzynki odbiorczej natychmiast po rejestracji w formularzu); to automatycznie eliminuje pułapki spamowe (fałszywe adresy e-mail) z bazy danych.

Jeśli potrzebujesz porady, jak tworzyć kampanie e-mailowe, dzielimy się z Tobą naszymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia kampanii i newsletterów, a także zaleceniami antyspamowymi, które pomogą Ci uniknąć filtrów spamowych klientów poczty.

Możesz także dodać informację w e-mailu (zwykle w stopce) o tym, jak uzyskałeś adres e-mail odbiorcy, lub o powodzie i częstotliwości wysyłania wiadomości.

Aplikacja powinna również pomóc Ci w zarządzaniu kontaktami. Ecomail automatycznie sortuje kontakty (zgodnie z ich zachowaniem w kampanii) na:

Profil kontaktu jest również dostępny w Ecomail. Klikając na adres e-mail wybranego kontaktu, możesz zobaczyć wszystkie informacje, które są przechowywane w aplikacji dla tego kontaktu. Obejmuje to informacje o źródle (tj. jak pozyskano kontakt) oraz kiedy kontakt został zarejestrowany (lub zrezygnowany z subskrypcji).

Jak postępować, aby dane kontaktów w bazie danych nie były przestarzałe lub przechowywane nielegalnie, oraz jak długo można przetwarzać kontakty?

Czas przetwarzania każdego kontaktu zależy od segmentu towarów, które sprzedajesz. Możesz trzymać kontakt, który kupił od Ciebie samochód, aktywnym w swojej bazie danych przez inny okres, ponieważ oczekujesz, że dokona on ponownego zakupu po dłuższym czasie.

Na krótszy okres czasu powinieneś jednak przetwarzać dane kontaktów, które kupiły od Ciebie na przykład koszulkę. W przypadku towarów szybko rotujących zakładasz, że mogą one dokonać kolejnego zakupu znacznie szybciej.

W tym przypadku najdłuższy czas przetwarzania kontaktu powinien wynosić od 2 do 4 lat, nie dłużej. Czas ten liczy się od ostatniego razu, gdy otworzyli oni Twój e-mail. Powinieneś monitorować długość czasu, przez jaki „trzymasz” kontakty w swojej aktywnej bazie danych, i przestrzegać własnej Polityki Przetwarzania Danych. Ecomail może Ci w tym pomóc. Jak to zrobić?